Riscos, Oportunidades e Perspectivas

A Matriz de Riscos da Universidade ainda não foi finalizada. Contudo, em 2020, a Auditoria Interna, como parte do Plano de Auditoria Interna (PAINT) 2021, elaborou matriz de risco com o uso da metodologia Auditoria Baseada em Riscos. Foram levantados 101 (cento e um) macroprocessos da Universidade que, após a classificação em ordem decrescente do grau de risco de cada área, foi possível selecionar os que apresentam maior grau de risco e, por fim, elaborar o PAINT com a indicação dos macroprocessos a serem auditados.

Dos resultados da matriz de risco do PAINT 2021, foram identificadas cinco ações a serem desenvolvidas, inicialmente,  em razão da equipe técnica ser reduzida e das ações que são exigidas legalmente., sendo Administração de infraestrutura de TIC: Permanência e evasão: inventário de bens móveis: Restaurante Universitário; e Ingresso do Servidor.

O processo referente aos Concursos para ingresso na Carreira do Magistério Superior, para ser incluída no Plano de Auditoria Interna para o exercício 2021, indicado pelo Reitor (oficio nº 194/2020 GAB/UFOB) apresentou alto risco na matriz (índice 9,5) e possui grande relevância e materialidade para atividade institucional. A ação no restaurante universitário foi reprogramada do PAINT 2020, uma vez que em virtude da pandemia, não foi possível a sua concretização. 

A Diretoria de Governança, Riscos e Conformidade (DGRC) da Universidade foi designada pela Portaria da Reitoria nº 071/2020 como Unidade de Gestão de Integridade (UGI), para coordenar a estruturação, a implementação de metodologia específica para gestão de riscos, controles internos e integridade, consolidação da matriz institucional de riscos e o respectivo monitoramento do Programa de Integridade. 

Estrutura, funções e instrumentos de integridade foram identificados a fim de direcionar os esforços relacionados à gestão da integridade. O PLANO DE INTEGRIDADE 2020-2021 da UFOB apresenta a seguinte estrutura e os principais instrumentos relativos à área:

Em 2020, por meio da Portaria Normativa UFOB n° 154/2020, de 22 de setembro de 2020, foi criada a Unidade Seccional de Correição no âmbito da UFOB, integrante do Sistema de Correição do Poder Executivo Federal. A unidade fica sob a supervisão administrativa do Reitor e sob a supervisão técnica do órgão competente do Poder Executivo Federal integrante. No entanto, ainda não foi designado servidor para a função. Em 2020 foram abertos 8 (oito) processos administrativos relacionados à correição, que são atualmente se encontra sob a responsabilidade direta da Reitoria.

Os integrantes da Unidade Seccional de Correição, no desempenho de suas atividades, terão livre acesso a todas as Unidades e Órgãos da Universidade, estando os seus dirigentes obrigados a prestar informações quando solicitadas oficialmente.

A Auditoria Interna (AUDIN), instituída por meio da Resolução 05/2019 – Consuni/UFOB, tem como missão adicionar valor à gestão, melhorando as operações, analisando e aprimorando a eficácia dos processos, analisando o gerenciamento de riscos, os controles internos, a integridade e a governança da UFOB, conforme seu Regimento Interno, aprovado pela Câmara Assessora de Normas e Recursos do Conselho Universitário (Resolução CNR n° 01/2020).

As atividades são realizadas em conformidade com a Instrução Normativa da Secretaria Federal de Controle - SFC nº 03/2017, de acordo com a IN/CGU nº 09/2018, que estabelece a sistemática para elaboração, comunicação e aprovação do PAINT e do RAINT das Unidades de Auditoria Interna Governamental - UAIG do Poder Executivo Federal, nos termos da Instrução Normativa Secretaria Federal de Controle -SFC nº 03/2017. A área possui Auditora Chefe, nomeada após aprovação do Consuni  (Ato Decisório 06/2019 – Consuni) e da Controladoria Geral da União – CGU.

Apesar da pandemia vivenciada no exercício de 2020, a Auditoria Interna deu continuidade aos trabalhos previstos no PAINT 2020, com o suporte da Administração Central para a adaptação ao trabalho remoto, resultando na produção de seis relatórios. Um impacto positivo da pandemia sobre a AUDIN foi a disponibilização maior de capacitação e treinamento de forma remota e gratuita ao quadro de servidores lotados no setor. Porém, a suspensão das aulas presenciais e do funcionamento do Restaurante Universitário visando a adoção de medidas temporárias de prevenção ao coronavírus, impossibilitou a realização das ações programadas.

A UFOB definiu objetivos, metas e indicadores para orientar as ações da Universidade. Os resultados obtidos na Gestão por Processos, também, contribuem para a gestão de riscos, servindo de base para mapeamento e análise dos riscos na organização, identificando os riscos, aumentando o monitoramento e controle dos processos, e propondo. soluções para os problemas identificados, como mostrado na tabela abaixo.

Em 2021 será implantada a da padronização dos códigos de classificação de documentos (Portaria nº 47/2020 do Ministério da Justiça e Segurança Pública/Arquivo Nacional), logo após a atualização do Sistema Integrado de Gestão (SIG), sob coordenação do Arquivo Central e da Pró-Reitoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (PROTIC). Tal ação contribuirá com o processo de padronização de documentos e processos.

Por meio de um trabalho desenvolvimento em colaboração entre a Diretoria de Governança, Riscos e Conformidade (DGRC) e a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (PROPLAN), através do Núcleo de Processos, tem-se a definição de prioridades, considerando, sobretudo, o Mapa de Riscos apresentado pela Auditoria Interna.

A Árvore dos Processos da UFOB apresenta a totalidade, por níveis, dos processos organizacionais. Visa a apresentar a relação entre os macroprocessos, processos e subprocessos, estruturada a partir da Cadeia de Valor.

Em continuidade ao trabalho apresentado no PAINT 2020, e com propósito de definir a priorização de processos para mapeamento e modelagem de processos e a utilização de metodologia de gerenciamento de riscos, se encontra em fase de elaboração e análise a Árvore de Processos, cujos estudos contemplam análise de documentos direcionadores e normativos da Universidade, entrevistas com as áreas e diagnósticos. Desta forma, o Núcleo de Processos já realizou um levantamento inicial no qual foram identificados 15 macroprocessos e 278 processos, considerado até nível 2.   Para saber mais sobre o Programa Gestão por processos, acesse o site.